『2015 IT컨퍼런스 ULSAN 행사대행』

과 업 지 시 서

2015. 3

	울산경제진흥원 ULSAN ECONOMIC PROMOTION AGENCY

목    차

Ⅰ. 행사개요	3

1. 행 사 명	3

2. 행사목적	3

3. 행사개요	3

4. 주요일정	4

Ⅱ. 과업의 개요	4

1. 과업의 목적	4

2. 소요예산	4

3. 과업기간	4

4. 과업범위	5

5. 과업의 기본방향	8

6. 과업추진일정 및 절차	10

7. 과업의 수행지침	11

8. 과업의 보고	12

9. 과업내용의 조정	13

※ 별첨 : 행사대행 세부내역서 1부	15

Ⅰ. 행사개요

1. 행 사 명 :『2015 IT컨퍼런스 ULSAN』

(부제목 : ICT융합 Industry4.0S)

2. 행사목적

○ 2015 IT컨퍼런스 ULSAN를 통해 최신 ICT융합 Industry4.0S 기술을 소개함으로써 ICT수요창출 및 ICT산업 활성화

○ ICT융합 Industry4.0S 기획사업의 사전 분위기 조성을 위한 필요성 대두 (ICT융합 인더스트리4.0S(조선해양) 중심의 컨퍼런스 진행 예정)

○ 지역 IT 기업의 신기술 벤치마킹, 정보교류 및 인적네트웍 활성화

○ 울산 지역산업의 IT융합 활성화 및 IT신사업 창출 기여

3. 행사개요

○ 행사일시 : 2015. 5. 13.(수) 14:30～20:00 (예정)

○ 행사장소 : 롯데호텔울산 2층 크리스탈볼룸

○ 행사내용

1) 제 1 부 : 개회식

2) 제 2 부 : 사례발표, 패널토론

․국내 기술동향 및 사례 발표 (ICT융합 Industry4.0S)

․패널토론

3) 만찬 : IT교류회 등

○ 참가대상 : 약200명 내외

○ 주    최 : 미래창조과학부, 울산광역시

○ 주    관 : 정보통신산업진흥원(NIPA), (재)울산경제진흥원

4. 주요일정

구분	시간	주요내용	세부내용
제1부	14:30 - 15:00	o 현장 등록
	15:00 - 15:20	o 개 회 식	o 개회사, 인사말씀, 축사 등
제2부	15:20 - 16:00	o 최신기술 및 사례발표 (40분)
	16:00 - 16:20	Coffee Break (20분)
	16:20 - 17:00	o 최신기술 및 사례발표 (40분)
	17:00 - 17:40	o 최신기술 및 사례발표 (40분)
	17:40 - 17:50	Coffee Break (10분)
	17:50 -18:30	o 패널토론 (40분)
만찬	18:30 - 20:00	o 만찬 (IT 교류회 : 200명)

※ 상기 일정은 기본계획이며, 행사 추진위원회에 의해 추후 변경될 수 있음

Ⅱ. 과업의 개요

1. 과업목적

○ 울산지역 SW․IT산업 활성화를 위해 개최되는 ‘2015 IT컨퍼런스 ULSAN’ 행사를 역할분담을 통해 효율적이고 내실있게 개최

○ 대규모 컨퍼런스 및 심포지엄 행사 개최의 노하우 및 경험을 벤치마킹

2. 소요예산 : 61,673천원(육천일백육십칠만삼천원)정

3. 과업기간 : 착수일로부터 2015. 6. 26.까지

4. 과업범위

○ 공간적 범위 : 롯데호텔울산 2층 크리스탈볼룸 및 로비, VIP룸

○ 시간적 범위

- 행사개최준비 : 착수일 ～ 2015. 5. 13.(수), 13:30까지

- 행사개최     : 2015. 5. 13(수), 14:30～20:00

○ 내용적 범위

구분	과업내용
행사기획 및 운영	- 행사 기획 및 시나리오 작성 ․개회식 및 오프닝 행사 기획, 의전, 진행 총괄 ․행사기획에 따른 시나리오, 큐시트, 행사장배치도 작성 ※ 행사기획(안)시 개회식행사에 대한 자세한 기획안 요망 - 행사를 대표할 행사 CI 및 로고, 이미지 변경 - 행사 운영 지원 ․행사장 안내, 접수대 운영, 세미나장 운영을 위한 인력 교육, 배치 및 행사진행 - 강사 섭외 지원 ․행사주제에 부합하는 강사 섭외 지원 - 행사장 구성도에 대한 자세한 기획안 제시 ※ 행사장 도면참조
행사홍보	- 행사 홍보를 위한 온/오프라인 홍보계획 기획, 제작 및 추진 - 초청장 제작 및 발송 : 초청장 기획 및 제작, 발송리스트 작성, 초청장 발송, TM, 문자확인(SNS) 등 - 행사책자 제작 : 강의자료 자료 접수, 편집, 제작 등 - 홈페이지 리뉴얼 및 등록자 수집, 운영지원 - 기타 홍보물 제작 : 현수막, 싸인물 등 홍보물 기획 및 제작, 설치 등 ․IT컨퍼런스 ULSAN 행사에 부합되게 제안
행사준비	- 초청인사(VIP) 의전 - 인력운영, 통역(필요시), 의전도우미, 등록도우미 등 섭외 - 등록데스크 운영(현장 자동등록시스템 사용必), 행사진행 지원 등 - 프로젝터 등 임대 및 설치(필요시 영상장비 임대) - 행사장 및 관련 시설․장비 준비상태 점검 및 보고 - 행사준비상황총괄관리, 리허설 진행 등 - 행사지원 진행요원 교육, 역할부여, 배치, 운영 등 - 부대시설 점검(음향시설 및 기자재 점검) - 명찰(컨퍼런스 참석자, 연사, 진행요원 등 구분) 제작 - 사진 촬영 - 행사비용 정산 지원 및 결과보고서 작성 - 국내외 연사 의전

※ 상기 과업내용은 행사추진에 필요한 기본적인 과업내용이며, 상기에 명시되지 않은 사항은 대행업체 선정 후 확정

○ 대행업체 수행 내용(상세)

항목

세부항목

비고

행사기획

o 기획방향, 행사장배치도, 주요운용계획, 인력운영계획, 홍보/제작물 계획 등

행사장

준비

o 행사장 준비

본 행사장	의전	진행	만찬
개회식, 초청강연, 만찬	VIP 룸, 강사대기실	안내데스크/ 운영본부	만찬준비 (양식 등)

o 음료 및 다과 구입 및 준비(커피, 쿠키, 종이컵, 식수대 등)

제작물

사전

준비

o 홍보 및 참가 등록 안내 페이지 제작 및 운영지원

- 인사 말씀, 행사 안내, 프로그램, 사전등록, 이벤트, 오시는길 등으로 구성된 페이지(한글파일) 제작

- 안내메일 제작 및 발송 (인사말씀 포함)

- 감사메일 제작 및 발송 (인사말씀 포함)

o 싸인물(안내배치도, 배너, 포디엄보드, 포스터 등) 디자인

o 기념품(고급 셀카렌즈, 로고포함)

o 행사책자(발표자료), 초청장 디자인

o 홈페이지 리뉴얼 및 사전접수 관리

o TM리스트 작성, TM기간 약2주일, 인적사항 및 참석여부 확인

o 라디오 광고 제작 및 방송(3사, 15일간, 45회)

VIP

대기실

o 코사지, 명패, 다과 등 준비

개회식

o 개회식(컨퍼런스) 백월 또는 현수막

o VIP 좌석 명패

제작물

컨퍼런스

o 무대 백월 또는 현수막

1식

o 행사책자 제작

250개

o 초청장 제작, 발송(우편료 포함)

2,500

o 싸인물, 포디움 타이틀 등

1식

o VIP 및 발표자 좌석 명패(개회식 명패 재활용 가능)

1식

로비

o 등록 데스크 및 안내 표시판

1식

o 안내배치도

1식

o 유도사인 - X배너

1식

인력

개회식

o 행사진행 총괄

1명

o 의전도우미

2명

o 영상 및 음향장비 운영

1명

o 사진 촬영 기사

1명

컨퍼런스

o 행사진행 총괄

1명

o 의전도우미 둥

2명

o 빔 프로젝터 및 음향장비 운영

1명

o 사진 촬영 기사

1명

로비

o 등록대 도우미, 행사장 안내 등

2명

준비

o 행사 2주전부터 전담인력 상주

필요시

장비

개회식

o 음향, 스위처 장비, 무전기 관리

컨퍼런스 사용장비와 병행하여 사용

o 의식행사를 위한 기타 장비

필요시

컨퍼런스

o 빔 프로젝터, 음향, 스위처 장비, 무전기 관리

1식

로비

o 등록전용 시스템(자동등록시스템) 사용(프린터 포함)

- 발표자, 참석자 구분하여 제작

- 뒷면에 프로그램 내용 인쇄

o 설문지, 현장신청서 준비

2대

만찬

o 200명 만찬 준비

o 만찬시 행사(공연 등) 제안

1식

다과

o 상시로 운영되는 음료대(커피, 녹차, 컵, 생수 등) 지원

250인 기준

행사준비

최종점검

o 행사장 배치 및 장비설치

o 안내데스크 및 운영본부

o 현수막 및 유도사인 부착 등

※ 업체 선정 후 일부 내용 조정될 수 있음 (별첨 1 참조)

5. 과업수행의 기본방향

○ 행사기획

- 행사진행 계획, 일정관리, 행사장 배치도, 시나리오 등 행사 운영에 관한 전체적인 계획을 수립하고 제안한다.

- 행사 세부기획서는 착수일로부터 7일 이내에 제출하며, 발주기관과 협의하여 최종 확정한다.

○ 행사홍보

- 행사의 이미지를 제고시키고 지속적인 통일성을 가지기 위해 개발된 행사 CI, 로고, 디자인물을 업그레이드, 편집, 재제작 등을 실시하여 행사 이미지를 제고하도록 한다.

- 행사홍보는 초청장 기획․제작, TM, SNS, 홈페이지, 행사안내배너 제작․설치, 현수막 제작․설치, 홍보영상물 방영 등 행사홍보를 위한 제반활동을 포함한다.

- 홍보물의 종류, 규격, 수량, 문안 등은 발주처의 사전 검토 및 협의를 거쳐 제작한다.

- 홍보물의 제작은 행사일정계획에 따라 시행 최소3일전 완료하여 발주기관의 최종 확인을 받은 후 시행하며, 수정사항이 발생한 경우는 즉시 조치를 취하고 재확인을 받아 시행한다.

○ 행사운영

- 행사운영계획은 행사기획서 내에 세부적인 사항을 포함하여 수립되어야 하며, 수립된 계획은 행사개최일 최소 1일전에 모두 완료되어야 한다.

- 행사운영은 행사진행요원의 교육 및 역할부여, 세미나장 등 행사장 운영지원, 행사와 관련된 시설․장비 운영 등 행사진행의 제반지원 활동을 포함한다.

- 원활한 행사운영 및 진행을 위해 행사총괄 리허설을 최소 1회 이상 실시하고 리허설 시 발견된 문제점에 대해서는 즉시 대책안을 수립하여 발주기관에 보고하고 보완을 하도록 한다.

○ 행사준비

- 행사운영을 위해 사전에 필요한 시설․장비․기타 물품 및 이를 준비하기 위한 제반활동을 포함한다.

- 행사관련 시설 및 장비, 기타 준비물 등은 행사 개최 전 최소 2회 이상 사전점검을 하고 이상 유무를 발주기관에 보고한다.

- 행사준비물 및 준비활동은 발주기관과의 계약사항에 명기되어 있지 않더라도 행사의 원활한 진행을 위하여 필요한 사항에 대해서는 지원 및 협조를 하여야 한다.

- 행사대행사는 행사 준비 시 혹은 행사진행시 행사진행에 문제를 야기시킬 수 있는 사항, 화재 등과 같은 안전문제 등이 발생되거나 발생이 우려되는 경우, 발주기관에 즉시 통보하여야 하며 신속한 조치를 취하여야 한다.

6. 과업 추진일정 및 절차

행사착수보고 (착수일로부터 7일이내)	행사 기획서, 행사장 배치도, 시나리오 작성 행사 개최계획 보고회 개최

행사준비 (착수일로부터 행사개최직전)	행사 홍보물 기획․제작․발송․설치 등 행사 준비물 제작 및 구매 행사장 및 시설․장비 확인

행사중간보고 (착수일로부터 주1회이상)	행사 계획서상의 진행상황 보고

행사준비 총점검 (행사개최1일전)	행사장 및 시설․장비 준비상태 총 점검 기타 장비 설치 행사 리허설 개최

행사리허설 (행사개최6시간전)	행사진행을 위한 리허설 실시 행사장 및 시설․장비 준비상태 최종점검

행사개최 (행사개최시간)	행사개최 및 진행지원

행사완료보고	행사결과보고서 제출 (용역기간 이내) 정산에 필요한 제반서류 제출 (완료일로부터 15일 이내)

7. 과업의 수행지침

○ 일반사항

- 본 과업수행에 참여하는 책임자 및 담당자는 효율적으로 과업이 수행될 수 있도록 하며 발주기관과 사전 협의한다.

- 본 과업수행시 필요한 모든 서비스를 성실히 제공하여야 하며 과업이 원활히 수행될 수 있도록 최선을 다한다.

- 본 과업에 필요한 정보는 사전에 발주기관에 제공하여야 하며 변동사항이 발생시 발주기관에 즉시 통보하여야 한다.

- 본 과업의 효율적인 수행을 위하여 추진상황, 주요내용, 내용조정 등에 대하여 발주기관과 사전 협의된 기간에 협의하고 협의된 내용은 계획에 반영하여야 한다.

- 과업지시서 혹은 기획서에 명시되지 않은 사항이라도 발주기관 또는 제안사가 판단하여 필요하다고 인정되는 경우 내용을 추가할 수 있으며, 이에 소요되는 비용이 경미할 경우 제안사가 부담한다.

- 본 과업을 수행함에 있어 과업내용의 변경이나 조정, 문제점이 있을 경우에는 발주기관과 협의하여 결정하고, 상호 이견이 있을 때는 과업의 목적이 부합되는 범위내에서 발주기관의 요구 및 해석에 따라 수행하여야 한다.

- 부득이한 사유로 계약기간내 과업을 완료하지 못할 것이 예견될 때는 사전에 발주기관과 협의하여 한다. 과업이 수행될 수 없는 경우, 발주기관은 과업 불이행에 따른 계약파기 및 금전적 책임을 물을 수 있다. 금전적 책임은 총 계약금액 및 본 과업을 위해 기 시행된 모든 소요금액을 포함한다.

○ 과업의 수행방법

- 본 과업의 수행은 발주기관과 사전 업무협의를 통해 사업의 목적을 충분히 숙지하여 사업의 목적에 부합되도록 수행하여야 한다.

- 본 과업의 목적을 달성하기 위한 필요한 행사관련 정보는 발주기관의 요청시 즉시 제출한다.

- 제안사의 과업책임자 및 담당자가 변경될 때에는 사전에 그 내용을 발주기관에 제출하여야 하며, 변경자는 사무의 인수인계를 철저히 하고 과업수행의 연속성을 유지하여야 한다.

- 과업수행자는 발주기관에서 요구시 과업수행 전반에 걸친 종합적인 성과를 수시 보고하여야 하며, 발주기관의 보완 요구가 있을 경우 시정 조치하여야 한다

- 과업수행자는 신의성실의 원칙에 따라 과업을 수행하여야 한다

○ 보안대책

- 본 과업 수행과 관련된 일체의 자료는 발주기관의 사전 승인 없이 타용도로 사용하거나 외부에 공개 또는 유출하지 못한다.

- 과업수행 중 과실로 인한 일체의 보안사고에 대하여는 제안사가 책임을 진다.

- 과업수행자는 본 과업성과의 품질을 높이고 보증하는데 최선을 다하여야 하며, 성과물의 질 또는 성능향상을 위한 재단의 지시를 성실히 이행하여야 한다.

8. 과업의 보고

○ 착수보고

- 과업 착수보고서는 착수일로부터 7일 이내에 제출하여야 하며, 과업수행계획 등 업무수행에 필요한 제반내용을 포함하여 보고한다.

- 보고방법은 서면보고를 원칙으로 하며 발주기관의 요청이 있을시 착수보고회를 개최한다.

○ 중간보고

- 중간보고는 착수일로부터 시작하여 주1회 이상 실시하며, 과업수행계획서상의 진행상황을 항목별로 세부적으로 보고하여야 한다.

- 보고방법은 서면보고를 원칙으로 하되 구두보고로 대체할 수 있다.

○ 완료보고

- 완료보고서를 계약일 이내에 수행된 과업내용 및 정산에 필요한 제반서류를 제출하여 한다.

- 완료보고 및 정산에 필요한 서류는 발주기관의 요청에 따른다.

- 제출된 보고서의 착오 등이 발견될 경우 이를 즉시 수정 보완하여야 한다

- 완료보고 시 제출자료

① 2015 IT컨퍼런스 ULSAN 결과보고서 제출(CD 1매 포함)

② TM, SNS결과 최종수정 자료 1부

③ 행사참석자 리스트 1부

④ 설문서원본 및 설문서분석자료 1부

⑤ 제작물품(홍보물, 책자 등)의 샘플 혹은 사진 1부

⑥ 기타 행사실적을 증명할 수 있는 자료 1부

- 재단은 정당한 사유 없이 당해 연구 보고서를 제출기한 내에 제출하지 아니하는 경우, 정부개발사업 관련규정을 준용하여 제재조치를 취할 수 있음

○ 보고서 검토

- 재단은 제출된 보고서에 주요내용이 누락된 경우 보완을 요청할 수 있으며, 책임자는 이에 성실히 응해야 함

9. 과업내용의 조정

○ 과업의 항목 및 주요내용의 변경, 불분명한 사항은 재단과 과업 수행상 상호간에 협의하여 결정하도록 한다. 다만, 협의가 이루어지지 아니할 경우에는 재단의 해석·결정에 따른다.

○ 과업기간의 연장

- 부득이한 사유로 과업을 연장할 필요가 있을 경우 재단의 승인을 받아 연장할 수 있다.

○ 보안대책

- 과업수행자는 과업의 착수와 동시에 용역기관 대표자 및 참여할 주요 연구인력의 인적사항 및 보안각서를 제출하여야 하며, 용역참여자 교체 시에도 재단의 확인절차를 밟아야 한다.

- 과업에 관련되는 모든 서류, 자료 및 재료를 과업에 관련된 목적으로만 사용할 수 있고 재단과 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여할 수 없으며, 이의 불이행으로 인한 책임은 용역업체가 책임져야 한다.

□ 별첨 : 행사대행 세부내역서 1부.  끝.

별첨 1

『2015 IT컨퍼런스 ULSAN』 행사대행 세부내역서

구분	항목	수량	세부규격
강사료	발표자 및 패널토론자 강사료	9명	o 발표연설 3인, 패널토론 6인 등 (750만원 산정)
인쇄비	행사책자	250권	o 표지컬러(아트지), A4사이즈, 100Page 내외 o 내부간지(색지사용), 내부 A4지 사용
	초청장	2,500장	o 초청장 제작, 발송(우편료 포함)
홍보비	현수막	4개	o 실내가로형 2개 : 10m×1m(W, H) o 실외세로형 1개 : 3m×15m(W, H) (경남은행) o 중앙무대 통천 1개 : 12m×4.5m(W, H)
	기념품	300개	o 고급셀카렌즈 개당 약17천원, 행사명 등 기재
	라디오 광고	1식	o 라디오 광고 제작 및 방송(3사, 15일간, 45회)
	싸인물	15개	o 배너, 기타 싸인물(안내배치도, X배너, 포디엄보드, 포스터 등)
	홈페이지	1식	o 홈페이지 리뉴얼 및 접수
	TM	2,100통	o TM리스트 작성, TM요원 교육, o TM기간 약2주일, 인적사항 및 참석여부 확인
행사운영	전문 사회 MC (전일정)	1명	o 개회식 MC, 방송MC급, 전체일정 진행
	도우미	2명	o 안내, 의전, 등록/접수, 리허설포함 (방명록, 펜, 코사지(필요시) 준비)
	진행보조	4명	o 세팅, 행사보조, 물품철수 진행요원/리허설 포함
	커피/음료/다과	250명	o 음료(커피,녹차 등), 다과(떡, 쿠키 등) 250인분(125만원 상당)
	빔프로젝트	3개	o 빔프로젝트 장비대여(노트북, 포인터 포함)
	만찬	200명	o 저녁식사 (호텔식: 양식)
	이벤트 행사	1식	o 만찬 이벤트 행사 제안
	영상 제작	1식	o 오프닝 영상 제작 편집
	행사기획	1식	o 기획료 및 CI, 로고 개발, 초청장 등
일반관리	기업 이윤 포함	1식	o 기업 이윤 포함

※ 1. 상기내역은 기본요구사항이며 필요시 세부내역을 가감하는 등 조정하여 제안 요망

2. 강사료는 행사종료 후 정산(증빙) 서류 제출

3. 기타 금액부분은 사전 협의 후 결정

행사장 도면

(#1, #2 사용 예정)

(만찬 포함)

초청장 제작(안)

(겉면)

2015 IT컨퍼런스 ULSAN

행사장 약도

문의처

(속면)

모시는 말씀

“ICT융합 Industry4.0S"이라는 주제로 IT컨퍼런스를 개최합니다.

IT와 산업/기술/문화의 융합·확산으로

지역 산업발전에 대한 전망 및 비전을

공유할 수 있는 계기와

IT분야 산·학·연·관 인적 네트워크 교류의 장을 마련코자 하오니

부디 참석하시어 자리를 빛내어 주시기 바랍니다.

2015년 5월

울산광역시장  김기현

행사안내

◉ 행사명 : 「2015 IT컨퍼런스 ULSAN - ICT융합 Industry4.0S」

◉ 일  시 : 2015년 5월 13일(수) 14:30～20:00

◉ 장  소 : 롯데호텔울산 2층 크리스탈볼룸

◉ 주  최 : 미래부, 울산광역시

◉ 주  관 : 정보통신산업진흥원, (재)울산경제진흥원

행사일정

행사세부일정표

싸인물, 현수막 제작(안) 및 샘플

□ 제작수량(싸인물) : 총15개

① 행사배너 (300cm×200cm) : 1개

② 행사안내배너 (200cm×100cm) : 6개

③ 포디엄 보드 : 4개

④ 기타(포스터) 등 : 4개

□ 제작(안)

① 행사배너(예)	② 행사안내(예)
③ 포디엄 보드(예)

□ 현수막

○ 설치장소 : 무대통천, 행사장 실내 및 실외

○ 크기 및 수량

․무대통천 : 12m×4.5m 1개

․실내 : 10m×1m 1개

․실외 : 10m×1m 1개

○ 제작(안) : 2015년 호텔무대 이용예정  ※ 2014년 무대 자체 제작함